Los órganos de expedición documental: el documento público y privado

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Typology of archive documents: public and private documents [The diverse fields of Diplomatics science]

Typologie des documents d'archive: le acté publique et privé  [Les divers domaines de la Diplomatique]

A paso lento pero seguro vamos completando el apartado de los diversos campos que componen la diplomática, un análisis teórico de lo que abarca esta disciplina de vital importancia para la comprensión del documento de archivo.

En este caso analizaremos la cuestión de los órganos de expedición documental para dar respuesta a la pregunta básica de quienes eran los encargados de la emisión de los documentos. Múltiples eran los agentes que podían expedirlos, en una pequeña inspiración podemos vislumbrar muchos de estos: reyes, obispos, pontífices, notarios, municipios..., lo que provoca que podamos dividir la diplomática en pequeñas subdisciplinas: la diplomática regia, la diplomática episcopal, la diplomática pontificia, la diplomática notarial, la diplomática municipal... Este fenómeno de atomización puede ser positivo para poder observar las características particulares de cada órgano de expedición, aunque pueda ser peligroso cuando se deja de tener en cuenta a los restantes medios o la teoría general.

Sin embargo, todas esas diplomáticas particulares se pueden agrupar en dos tipos de documentos según su naturaleza jurídica: el documento público y el documento privado, incluso en muchos de los casos se observar como una misma autoridad puede recurrir a ambos tipos según sus necesidades escriturarias. Por otra parte también analizaremos el documento de gestión y administración, que por su naturaleza carece de valor jurídico pero tiene muchas conexiones con la documentación jurídica, tanto en el contenido como en la forma, siendo un campo donde se expande la diplomática.

No se puede decir que actualmente la cuestión de los órganos de expedición documental sea un tema cerrado en la diplomática, todavía existen muchas discusiones sobre que abarca el concepto de cancillería o el de documento privado, si debe de considerarse el documento de gestión y administración como documento diplomático, si algunos órganos de expedición documental deben de ser considerados aparte como la diplomática capitular o deben de ser englobados dentro de otros más generales como la diplomática notarial... Es un debate vivo en el que pondremos nuestro punto de vista sobre la cuestión.

Temas a tratar:

1. El documento público: las cancillerías.
2. El documento privado: el acto privado y el notariado.
3. Los documentos de administración y gestión.
4. Bibliografía.

1.- El documento público: las cancillerías.

El documento público es aquel emitido por una autoridad pública en virtud de las facultades legislativas que les confiere su naturaleza y al que se le confiere la autenticidad inmediata. Por extensión, debemos considerar al documento judicial como documento público, ya que el ejercicio de justicia es una potestad que está dentro de la autoridad pública.

La Edad Media se caracterizó por la privatización del poder jurisdiccional y su ejercicio por múltiples instituciones de diverso calado, por ello tendremos una gran diversidad de autores de documentación cancilleresca.

Sin embargo, existe una clara jerarquización de esos diversos poderes desde lo universal representado por el papa, pasando por poderes estatales como la monarquía y finalmente poderes subestatales como la nobleza, los obispos o los concejos. Esto a nivel documental supone que los poderes más grandes son los pioneros en la organización de sus cancillerías e irán imponiendo sus modelos a los poderes más pequeños, lo que recortará en parte la diversidad dentro de las diferentes cancillerías.

La cancillería pontificia es la heredera del mundo romano y la cancillería por excelencia del mundo medieval, que transmitirá su forma de trabajo a las restantes cancillerías. Comienza a organizarse en el pontificado de Adriano I (772-795) que formaliza el primer tipo documental de privilegio, podemos afirmar que estaba completamente organizada en el pontificado de Inocencio III (1198-1216), y perdura hasta 1793.

Las cancillerías regias bajomedievales se inspiraron en la cancillería pontificia y en lo que perduraba de las cancillerías altomedievales. Los reinos bárbaros trataron de mantener el modelo romano y podemos hablar de la existencia de na cancillería visigoda o una cancillería merovingia, generalmente mal estudiadas por la carencia de documentación conservada. La cancillería carolingia impone su influencia en toda Europa y es el último modelo de cancillería organizada altomedieval, entonces los reinos europeos mantuvieron la expedición de documentos públicos pero no mantenían una organización estable, un síntoma más de la debilidad de estas monarquías.

En el siglo XII aparecen las primeras cancillerías regias organizadas, en Castilla sabemos que durante el reinado de Alfonso VII (1126-1157) el obispo Gelmirez ocupó el cargo de canciller en 1127 y después que los franceses Hugo y Giraldo reforman la cancillería. Posteriormente la oficina se fue haciendo más compleja con escribanos especializados en hacer minutas, grossas o asientos de registro, en revisar el proceso y en custodiar el sello. Además aparecieron órganos especializados como la escribanía mayor de privilegios, para los documentos más solemnes, la escribanía de la poridad, para los asuntos privados y secretos del monarca, o las notarias mayores de los diferentes reinos (Castilla, León, Toledo, Andalucía, Granada...).

Miniatura donde Alfonso X el Sabio, rey de Castilla y León, ordena redactar un documento respondiendo a unas súplicas

Finalmente en la Edad Moderna, la imposición de la monarquía absolutista como única autoridad pública le confiere el monopolio de la redacción de documentos públicos. No obstante, la compleja organización de los estados modernos supone la existencia de diversos órganos que cumplen misiones específicas emitiendo su propia documentación como pueden ser los consejos o las chancillerías de justicia.

El concepto de cancillería es complejo y sujeto a múltiples interpretaciones. El término proviene del cancellus y cancellarius romano, el cancellus es el lugar donde se guardaban los documentos públicos y el cancellarius era la persona encargada de custodiarlos. Pero no aparecerá como tal hasta el siglo XII para definir una realidad existente desde tiempos antiguos, coincidiendo con la organización de los órganos de expedición documental de los reinos medievales. La cancillería es el órgano de expedición de documentos de naturaleza pública, instrumento y símbolo de la voluntad absoluta de la autoridad de la que dependen, no se corresponde a un lugar físico o a un cuerpo de funcionarios que solamente las grandes cancillerías pueden mantener, sino a la potestad escrituraria de la actuación de una autoridad pública.

El sello es el instrumento externo para demostrar la validez de un documento público. Todas las autoridades públicas pueden crear su propio sello y utilizarlo como medio de validación, sin embargo, solamente los monarcas y los pontífices podían usar el sello de plomo, que significaba validez a perpetuidad, ya que generalmente los otros edictos que se sellaban con cera solamente tenían validez durante ese reinado y pontificado, teniendo que ser ratificados por sus sucesores.

Una bula pontificia de Urbano VIII (1687), con su correspondiente sello de plomo que le confería validez perpetua

2.- El documento privado: el acto privado y el notariado.

El documento privado es un contrato entre dos partes sujeto al derecho vigente, puede ser un simple acto privado, un documento elaborado por las propias partes que se someten a cumplir lo pactado, con los problemas de autenticidad propios de un producto casero, o desde la Baja Edad Media puede ser un contrato notarial, un documento elaborado por una persona investida de autoridad por un poder público para elaborar este tipo de documentos y dotarlos de una validez indiscutible.

El acto privado es típico de la Alta Edad Media, cuando no existía una autoridad revestida de fe pública. Generalmente era un acuerdo entre particulares cuya redacción se encargaba a un clérigo local, los únicos capaces de leer y escribir en una sociedad prácticamente analfabeta, y que venía validado con la suscripción de las partes y de los testigos, quienes tenían que ser llamados a juicio en caso de disputas para garantizar la validez de lo escrito.

Representación de una oficina notarial

Los documentos notariales son una realidad independiente a partir del siglo XII en el Occidente europeo, cuando la sociedad comienza a depender del derecho escrito y el notario juega un papel importante como persona pública que puede validar escritos. Estos documentos cuentan ya con un desarrollado y estable formulario que aborda todo los tipos documentales y cuenta con un valor universal. Además existe una literatura especifica (ars notariae) que recoge y reelabora los resultados de la practica notarial.

Sin embargo la disciplina de la diplomática no ha reconocido la peculiaridad del documento notarial y siempre se le ha considerado como documento privado, mezclándolo con otros (l´acte privé) que en lo único que coinciden es que los actores documentales son privados pero sin embargo el auctor es público, por lo que tenemos apuntalar su sustantividad y abandonar la obsoleta clasificación tradicional.

El documento notarial tiene su propia forma de ser y tiene unas características propias dentro de lo diplomático que seguidamente vamos a abordar: 

Respecto a la génesis del documento notarial, este nace siempre que haya una actuación voluntaria vinculante de trascendencia jurídica. Desde esa voluntad de los actores como personas privadas, se hace la rogatio al notario para que este finalmente como auctor público se encargue de la escritura y validación.

La actuación del documento notarial es siempre particular o no imperativa, propia del derecho privado (los negocia privata), tendiendo siempre a imponer su contenido. Puede ser: simple o compleja, unilateral o bilateral, principal o accesoria, única o múltiple, y propia o en representación…

Las solemnidades o forma del documento notarial son de carácter público ya que tiene que ser validado por una un organismo o persona que detente esa facultad, en este caso el notario. Por tanto, el documento tiene que ceñirse a una norma o stilus con diferentes características tanto internas como externas que dependen de la tipología a la que respondan. Además esta norma distingue entre el momento de registración y la confección definitiva, debido a la necesidad de conservación del documento. De lo que antecede podemos deducir que es un documento público ya que responde a un procedimiento reglado de producción.

La naturaleza fundamental del texto responde al otorgamiento negocial de los actores y a la autorización documental del notario, finalidad última del texto que avala su fidelidad dándole un valor pleno (únicamente rebatible en caso de falsedad) con el signum (ruber firmitates), exclusivo de la institución.

La parte final del documento notarial contenía la suscripción del notario junto con el dibujo de su signo de validación

Finalmente cabe destacar que el notariado era la única institución con la capacidad de validar documentación privada, por ello todos los poderes públicos cuando necesitaban celebrar contratos privados tenían que recurrir a un notario y no a su cancillería, además en muchos casos eran notarios que trabajaban en exclusiva para la institución en lo que denominamos escribanía que por definición es opuesta a la cancillería, aunque en ocasiones donde la institución es pequeña como por ejemplo un municipio de tamaño medio, la misma persona ejercía con canciller y como notario. Por ello podemos hablar por ejemplo de la cancillería episcopal de tal sitio y de la escribanía episcopal del mismo sitio, dos realidades diferentes que hacían el servicio escriturario a la misma institución y que podía ser incluso copadas por la misma persona.

3.- El documento de administración y gestión.

Elaboración de un libro de cuentas de los Fugger

La inclusión de los documentos de gestión y administración rebasan la propia definición de la diplomática como ciencia que estudia la documentación con valor legal. Sin embargo, la frontera con estos instrumentos es muy delgada, muchos de ellos han sido utilizados dentro de las oficinas escriturarias dentro de su genésis documental, además comparten enormes características con la documentación diplomática y remiten a ella, conforman además una estructura similar susceptible de estudiarse en términos de estructura documental; finalmente por todo ello pueden asimilarse a documentación que puede ser considerada legalmente.

Todas las instituciones tuvieron que elaborar documentación contable ya que era deseables para una gestión correcta de su patrimonio, a través de ella se podían controlar tanto los ingresos (impuestos, rentas, ventas...) o los gastos (reparto de beneficios, inversiones en infraestructuras, compras...). Pero fueron los banqueros y comerciantes quienes revolucionaron los sistemas de contabilidad con la introducción del método de la partida doble o de los números arábigos.

La diplomática del documento de administración y gestión, que abarca a todo tipo de libro económico y financiero, es una disciplina todavía incipiente, una de esas fronteras de la diplomática, que en los próximos años ira madurando y dando nuevos frutos.

4.- Bibliografía.

• BONO HUERTA, Breve Introducción a la Diplomática Notarial Española (vol. 1), Junta de Andalucía, Consejería de Cultura y Medio Ambiente, Sevilla, 1990.
• BONO HUERTA, José, "Conceptos fundamentales de la Diplomática Notarial", Historia, Instituciones, Documentos, 19, 1992, pp. 73-88.
• CÁRCEL ORTÍ, María Milagros (ed.) - COMMISSION INTERNATIONALE DE DIPLOMATIQUE, Vocabulaire International de la Diplomatique (2e édition), Universitat de València, Valencia, 1997.
• GUYOTJEANNIN, Olivier, "The expansion of Diplomatics as a discipline", American Archivist, 59/4, 1996, pp. 414-421.
• GUYOTJEANNIN, Olivier, PYCKE, Jacques, y TOCK, Benoît-Michel, Diplomatique Médiévale (3e édition), Brepols, Turnhout, 2006.
• PRATESI, Alexandro, Genesi e forme del documento medievale, Roma, Jouvence, 1979.